La digitalización de la documentación en una empresa u organización puede hacerse de manera progresiva y a distintos niveles. Por ejemplo, hace años que las grandes compañías de distribución tienen sistemas automatizados de revisión de facturas en papel, mediante la tecnología OCR (reconocimiento artificial de textos), ya que otro modo sería costoso en tiempo y dinero.
Es muy frecuente que en dichas organizaciones se gestionen decenas de formularios, que han de ser rellenados y tramitados tanto interna como externamente. Hasta ahora la forma más práctica de hacerlo era con formularios en papel. La alternativa digital más extendida y eficiente serían los formularios HTML que se publican en web y que se rellenan y transmiten telemáticamente.
Sin embargo, existe un punto intermedio interesante: los formularios PDF. ¿Qué ventajas puede tener emplear formularios en este formato, versus el papel o la web?
- Se pueden aprovechar muchos formularios preexistentes que estaban diseñados pensando en su impresión en papel, sin necesidad de rehacerlos en HTML
- Siguen siendo compatibles con su rellenado el papel si hiciera falta, ya que los PDF están ajustados a una hoja de papel delimitada. Las páginas web, a no ser que se hayan programado específicamente para ello, no tienen porqué ajustarse a una impresión en una hoja de papel
- Se pueden diseñar formularios con aspecto más atractivo
- El relleno de dichos formularios y su tramitación se puede realizar de varias maneras, incluso offline y siempre de forma autocontenida en un solo documento portable
- Identificación automática de campos de formulario
- Crear y editar campos de texto, menús desplegables y botones de opción
- Configurar el aspecto de los campos
- Validación de campos
- Cálculos basados en varios campos
- Listas desplegables selectivas
- Campos de firma digital
- Habilitar formularios para ser rellenados en Reader y dispositivos móviles
- Recopilación de datos de usuario
- Adobe Forms Central
Sólo quiero darle las gracias por el trabajo que hacen y su voluntad de compartir. Ha creado materiales pendientes y todos nos beneficiamos de su generosidad.