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Categoría: Acrobat

Curso online: Formularios Inteligentes PDF

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La digitalización de la documentación en una empresa u organización puede hacerse de manera progresiva y a distintos niveles. Por ejemplo, hace años que las grandes compañías de distribución tienen sistemas automatizados de revisión de facturas en papel, mediante la tecnología OCR (reconocimiento artificial de textos), ya que otro modo sería costoso en tiempo y dinero.

Es muy frecuente que en dichas organizaciones se gestionen decenas de formularios, que han de ser rellenados y tramitados tanto interna como externamente. Hasta ahora la forma más práctica de hacerlo era con formularios en papel. La alternativa digital más extendida y eficiente serían los formularios HTML que se publican en web y que se rellenan y transmiten telemáticamente.

Sin embargo, existe un punto intermedio interesante: los formularios PDF. ¿Qué ventajas puede tener emplear formularios en este formato, versus el papel o la web?

  • Se pueden aprovechar muchos formularios preexistentes que estaban diseñados pensando en su impresión en papel, sin necesidad de rehacerlos en HTML
  • Siguen siendo compatibles con su rellenado el papel si hiciera falta, ya que los PDF están ajustados a una hoja de papel delimitada. Las páginas web, a no ser que se hayan programado específicamente para ello, no tienen porqué ajustarse a una impresión en una hoja de papel
  • Se pueden diseñar formularios con aspecto más atractivo
  • El relleno de dichos formularios y su tramitación se puede realizar de varias maneras, incluso offline y siempre de forma autocontenida en un solo documento portable
Es por eso que desde Publicar en Digital planteamos este nuevo curso online: Creación de Formularios Inteligentes PDF. En él aprenderás como partir de un formulario en papel, en Word o en otro formato y añadir campos interactivos en los lugares donde estaban los campos en el papel, y que estos formularios tengan inteligencia interna que permitan validar campos, hacer cálculos, filtrar datos, etc.

Todo ello trabajando con documentos que, a pesar de ser interactivos, pueden utilizarse perfectamente para ser rellenados a mano o mecanográficamente y ser impresos si fuera el caso, para su máxima versatilidad. Para ello emplearemos la herramienta Adobe Acrobat.

En este curso online veremos los siguientes puntos:

  • Identificación automática de campos de formulario 
  • Crear y editar campos de texto, menús desplegables y botones de opción
  • Configurar el aspecto de los campos
  • Validación de campos
  • Cálculos basados en varios campos
  • Listas desplegables selectivas
  • Campos de firma digital
  • Habilitar formularios para ser rellenados en Reader y dispositivos móviles
  • Recopilación de datos de usuario
  • Adobe Forms Central
¿Cuándo?

Esta convocatoria inicia a partir del próximo 18 de Mayo. La duración del curso será de 40 días, incluyendo 6 sesiones de webinars en vivo.

¿Cómo funciona?

Para inscribirte en este curso, has de registrarte libremente primero en nuestro Campus Online. Una vez registrado, tendrás acceso al campus y podrás localizar y matricularte automáticamente en él pagando cómodamente con tarjeta de crédito o Paypal.

Desde el primer momento que hayas abonado el importe del curso tendrás acceso al mismo a través del campus, donde podrás ver los temas, archivos, foros de debate y obtener la información sobre las fechas y horarios de los diferentes webinars en vivo y tutorías que acompañan al curso. He aquí más información sobre cómo funcionan nuestros cursos online

¿Cuánto?

El coste de este curso online es de 59€

Si deseas obtener más información, puedes escribirnos un correo electrónico a formacion@publicarendigital.com




Asegurarse la descarga del PDF

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La tendencia ya casi consolidada del todo de que los navegadores web no dependan de plug-ins externos para visualizar los diferentes tipos de formatos de archivo, a pesar de ser bastante razonable, puede traer algunos pequeños inconvenientes.

Es el caso por ejemplo de los documentos PDF vinculados dentro de una página HTML. Antiguamente seguir un link en una web que contenía un archivo PDF era sinónimo de descargar dicho documento y posteriormente abrirlo con Adobe Reader. Más adelante esta misma aplicación (Adobe Reader o Acrobat) instalaban una especie de extensión dentro del navegador (Internet Explorer, el hegemónico en aquella época) que hacía más ágil el proceso ya que ejecutaba el mismo Adobe Reader dentro de la ventana del propio navegador.

En la actualidad, aunque todavía existe este método, algunos navegadores más avanzados como puede ser Google Chrome ya son intérpretes directos de documentos PDF, y no necesitan depender de plug-ins o de tener Acrobat o Adobe Reader instalado en el sistema.

Esto tiene pros y contras. Entre los últimos podríamos destacar que Google Chrome no interpreta todas las posibles capacidades que puede tener un PDF cuando lo muestra directamente. Por ejemplo, algunos elementos interactivos como los vídeos no son mostrados (pero tampoco da ningún mensaje de alerta o error). 

Esto puede ser un inconveniente si decidimos publicar nuestros PDFs avanzados, con efectos multimedia e interactivos enriquecidos, ya que a no ser que nos aseguremos de que serán vistos usando Adobe Reader, no podemos garantizar el 100% de la experiencia de usuario en dichos documentos.

Por defecto, Google Chrome abre los archivos PDF en la misma ventana del navegador, o en una pestaña adicional si al hipervínculo al .pdf le añadimos el atributo «_blank». Si queremos forzar la descarga del PDF para dar la oportunidad al usuario a abrirlo a parte (de manera deseable, con Adobe Reader), podemos añadir el atributo download en la etiqueta del hipervínculo:



De este modo, cuando el usuario haga clic en él, el documento siempre se descargará en lugar de abrirse directamente en Chrome. Además, a este atributo se le puede forzar un nombre concreto al archivo que se descargue, ya que no tiene porqué coincidir con el del documento original que está en el servidor.

De ordinario, Google Chrome abre los PDF dentro de una ventana del mismo
Con la modificación del atributo download, el PDF siempre se descarga (para abrirlo con Adobe Reader, por ejemplo)

A fecha de hoy, este atributo funciona en los navegadores Chrome, Firefox y Opera (como podéis comprobar en el siguiente cuadrante), pero no en navegadores móviles como Safari para iOS el navegador de Android… ¡es lo que hay! 😉





El formato PDF: algunos Mitos y Realidades

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A pesar de que el formato PDF ya lleva un tiempo con nosotros (más de 20) y es por lo tanto un viejo conocido en el mundo del diseño y la preimpresión, existe todavía bastante desconocimiento sobre sus posibilidades, sobre todo ahora en la nueva era digital donde parece ser que todo ha de ser HTML (o EPUB) o no será.

Es por eso que, a pesar de no ser la primera vez ni mucho menos que abordo este tema en este blog, me dispongo a relatar un breve listado de mitos y realidades sobre el PDF en la era digital:


    • El PDF sólo sirve para imprimir, no es un formato viable de e-book: Falso. La principal razón por la que el formato EPUB está superando al PDF como formato hegemónico de comercialización de libros electrónicos es el espaldarazo de algunos fabricantes clave, como por ejemplo Apple, al formato EPUB en detrimento del PDF. Un documento PDF se puede leer perfectamente tanto en e-readers como en tablets y smartphones, tanto en modo de maquetación fija como en modo reflujo, dispone de hipervínculos, tabla de contenidos, etc. y todo lo necesario para que pueda ser una opción perfectamente válida para distribuir e-books.


      • El PDF no se adapta para la lectura en pantallas pequeñas. Falso. Recuerdo que hace diez años (antes de la era de los tablets y smartphones) yo ya leía archivos PDFs en mi pequeño PocketPC usando la app Adobe Reader (sí, la de Adobe) y ahí podía elegir si veía mis archivos en modo maquetación fija o reflujo con una sencilla opción de menú. Estamos hablando de pantallitas de 3.5 pulgadas a una resolución de 320×240 pixels !!

        Muestra de un PDF en modo reflujo en Adobe Reader para PocketPC (año 2002)

        La opción de poder visualizar un PDF en modo reflujo es muy antigua, pero quizás desconcida. Si dispones de Adobe Reader (desde versiones ‘inmemoriales’) tanto para Mac como para Windows, tendrás disponible una opción de Vista en Reflujo. Ello te permitirá hacer la ventana de Adobe Reader Desktop tan estrecha como quieras, que adaptará los contenidos refluyendo el texto, pero respetando las fuentes incrustadas y, por supuesto, las imágenes en su posición original.

        Esta posibilidad es una funcionalidad de Adobe Reader y no del PDF, a no ser que el archivo PDF sea una mera imagen fruto de un escaneado donde no se ha querido hacer la labor de reconocimiento de texto por OCR (opción incluida en Adobe Acrobat y que tarda segundos en hacer).

        La opción de vista en reflujo está en Adobe Reader (Mac/Win) desde hace años.

        Cualquier archivo PDF se puede convertir en un documento accesible según los estándares ISO vigentes usando solamente Adobe Acrobat. De este modo, la documentación digital en PDF estará certificada para ser leída en voz alta con software especial para personas invidentes, además de conservar un orden de lectura adecuado para cuando los contenidos refluyan en una pantalla pequeña (e-reader, smartphone, etc.). Por ejemplo con Adobe Reader para Android es posible hacerlo de manera muy sencilla.

        Captura de pantalla de Adobe Reader para Android en un Smartphone, indicando la opción que permite conmutar de la vista de maquetación fija a la vista en reflujo


        La única excepción son los dispositivos móviles iOS (iPad, iPhone, iPod Touch). ¿Por qué? Cuando Apple desarrolló su sistema operativo para móviles, decidió no sacarle el máximo partido a los PDFs y tratarlos como meros gráficos vectoriales, relegándolo entonces para usos marginales al impedir o dificultar en extremo la posibilidad de que los desarrolladores de iOS pudieran crear apps que permitieran extraer los contenidos accesibles de un PDF y mostrarlos en modo reflujo. El motivo último por el cual Apple optó por esa vía no lo sabremos del todo, pero se pueden intuir…

        • No se puede extraer información de un PDF: Casi Falso. Cuando se ideó el PDF todavía era mucho antes de nuestra era actual y su fiebre del Big Data. Ahora se desea acceder, extraer y manipular fácilmente los datos que se hacen públicos. Cuando el formato elegido para ello es el PDF, se critica que es algo inaccesible, donde es difícil de sacar información purificada.
          Ciertamente no hay —que yo sepa— ninguna herramienta que permita extraer fácil y alegremente datos de párrafos o tablas dentro de un PDF. En el caso de páginas web HTML sucede algo similar. A penas ahora empiezan a ver la luz herramientas prácticas como Scraper para el navegador Google Chrome que permiten hacer este tipo de prácticas empleando tecnologías como XPath. Hasta entonces, era casi igual de complicado extraer información pública a no ser que el organismo que la ofrecía se molestara en permitir su descarga en formatos planos como el .CSV, .TAB o .XLS (Excel). Un documento PDF se puede etiquetar para hacerlo accesible en cuestión de segundos y exportarlo en una variedad de formatos, incluyendo la hoja de cálculo Excel también. 


          • El formato PDF no es óptimo para el almacenamiento a largo plazo: Falso. Precisamente una de las variantes del PDF, el estándar ISO PDF/A es el que están usando muchas bibliotecas públicas de entidad para construir un archivo definitivo de su fondo bibliográfico.
            Este formato permite guardar diseño y contenidos abiertamente en un solo documento unificado, y tiene el respaldo de ser un estándar ISO, con todo lo que ello conlleva a efectos de fiabilidad. Otros estándares de documentación electrónica más en boga hoy en día, como el EPUB, no pueden decir lo mismo y todavía adolecen de ser formatos demasiado veleidosos y sujetos a cambios e indecisiones constantes por parte de los encargados de su promoción y mantenimiento.  


          Muchos expertos en documentación digital afirman con buen criterio que el candidato óptimo para ser el formato de almacenamiento digital a largo plazo debería ser el XML. Y así es, pero hay que tener en cuenta que PDF también es compatible no solamente con XML si no que algunas versiones del mismo PDF ya se almacenan directamente siguiendo este formato. 

          Cabe recordar que, por ejemplo Google, tanto en su iniciativa Google Books de archivo masivo del fondo bibliográfico histórico mundial como con su tienda de e-books Play Books emplea como base el formato PDF para poder guardar tanto la información accesible (y por lo tanto, refluible) de esos libros como su aspecto gráfico original.

          Con esto no quiero decir que con el PDF todo sean bondades. Existen todavía muchos hándicaps a superar en el mundo digital sobre todo y donde no parece que este formato esté haciendo los deberes a la velocidad que debería, pero eso ya será en todo caso motivo de otro post en el futuro 😉

          Interactividad en PDF y tablets

          4 comentarios

          A pesar de que existe una «corriente de pensamiento» de detractores que opina que el PDF no es un formato óptimo para publicar e-books (ni para casi nada), la verdad es que la documentación en este formato sigue siendo la mayoritaria para la lectura tanto en dispositivos móviles como en ordenadores. Otra historia sería la venta de e-books en este formato en las tiendas online habituales.

          Sin embargo, el PDF es un universo muy amplio que permite responder de forma extraordinaria a la mayoría de necesidades de documentación electrónica en todo tipo de usos y organizaciones.

          En el caso de PDF y movilidad, y más en concreto en el tablet iPad (el mayoritario) existe una gama muy amplia de apps que interpretan y modifican PDFs. Esto también sucede —y cada vez más— en ordenadores donde Adobe Reader no tiene porqué ser el que tenga el monopolio de lectura de archivos PDF.

          Es importante ser consciente, en el caso de PDFs Multimedia e Interactivos, qué funcionalidades estarán disponibles (¡a día de hoy!) en cada app para, dado el caso, recomendar a nuestros clientes o lectores qué app escoger para que disfruten al máximo del PDF interactivo.

          He aquí un breve cuadro/resumen donde se han comparado 3 apps populares de lectura para iPhone/iPad versus las 5 prestaciones principales de interactividad en PDF:


          Finalmente, ¿Con qué herramienta se pueden crear estos PDFs interactivos? Igualmente existen multitud de herramientas para ello, puesto que el PDF es desde 2007 un formato «open source». Nosotros recomendamos herramientas profesionales como podrían ser Adobe InDesign o Adobe Acrobat XI.




          Script para comprobar si un PDF se podrá disfrutar al 100%

          1 comentario

          El formato de archivo PDF tiene una serie de potencialidades que a menudo no se exploran o no se usan porque se desconocen. Un archivo PDF puede ser un diseño que se lleva a una imprenta, una presentación en una conferencia, un «eBook» o incluso un completo interactivo para mostrar información en pantallas grandes. Todo un universo, sin duda. Entre las funcionalidades que puede guardar un documento PDF, podríamos mencionar, por ejemplo:

          • Incrustar vídeos digitales en casi cualquier formato, con posibilidad de visualizarlos a pantalla completa
          • Incrustar animaciones o interactivos completos de Flash
          • Añadir formularios con todo tipo de campos interactivos, valores condicionales y cálculos complejos
          • Subrayar, marcar, dibujar encima…
          • Medir distancias a escala en planos, etc.
          Sólo por mencionar una pequeña parte. Sin embargo, a día de hoy existen múltiples aplicaciones aparte de Adobe Reader o Adobe Acrobat que pueden abrir y leer un PDF. Sin ir más lejos, podemos emplear un navegador web que, como en el caso de Google Chrome, interpretan directamente archivos PDF online. También por ejemplo si compramos un ordenador Mac, podremos leer archivos PDF desde el primer día empleando la herramienta Vista Previa que viene incluida con el Sistema Operativo.

          Sin embargo, estas aplicaciones suelen hacer interpretaciones parciales de estos PDF. Si bien conservan el aspecto gráfico de manera correcta, y gran parte de las funcionalidades, omiten otras como pueden ser por ejemplo la reproducción de multimedia o algunos cálculos de campos de formulario.

          Es una lástima que invirtamos tiempo y recursos en generar un PDF que supone una experiencia de usuario excelente si luego desconocemos qué porcentaje de esos usuarios podrán gozar de qué parte de esas prestaciones. Lo ideal sería asegurarnos que de que todos los usuarios sacan el máximo partido de nuestro PDF, abriéndolos con el lector gratuito Adobe Reader, y a ser posible, con su última versión.

          Para ello, he ideado un sencillo JavaScript que se puede implementar dentro de cualquier PDF, que detecta el contexto en el cual dicho PDF se está ejecutando y aconseja al usuario en consecuencia.

          Los archivos PDF pueden ejectuar scripts en JavaScript específico de Acrobat, pero siempre y cuando estos archivos se vean en Adobe Reader o Acrobat. En el archivo PDF de ejemplo práctico que se adjunta en este artículo, se ha optado por mostrar por defecto un botón interactivo (que sí funciona en casi cualquier contexto) con una leyenda que insta al usuario a clicar en él para descargar Adobe Reader y así poder disfrutar al 100% de la experiencia.



          En caso contrario, significa que estamos en un contexto en el cual se puede ejecutar el Javascript de comprobación, que oculta dicho botón y que opcionalmente comprobaría la versión de Adobe Reader. De este modo nos aseguramos de que el usuario podrá disfrutar del vídeo clip que se acompaña.

          Para aquellos diseñadores, desarrolladores o «devigners» en general, que estén familizarizados con el uso de Javascript en Acrobat, he aquí una transcripción del código empleado:

          if(this.external==false) {  // Estamos en Acrobat o en Reader
             if(app.viewerVersion>8) {  // Aprovechamos para comprobar versión. A partir de la 9, podremos ver cualquier vídeo.
                  this.getField("Check").display=1; //Quitamos el botón, dejándolo oculto
              }
              else { // Dejamos el botón visible pero cambiamos la leyenda.
                  this.getField("Check").value="Descargue la última versión de Adobe Reader para ver este PDF al 100%";
              }
          }
          // En caso contrario, como lo más probable es que estemos viendo el PDF en un contexto donde ni siquiera se pueda interpretar el Javascript, no hacemos nada y dejamos el PDF como está, con el botón funcional y visible.


          // (cc) 2011 Ignacio Lirio info@publicarendigital.com
          Y por supuesto, un enlace al documento PDF de ejemplo donde se ha aplicado dicho Script.



          Espero que este pequeño «tip» os ayude a poder promocionar el PDF como un tipo de archivo de publicación digital muy potente que os permitirá difundir gran parte de vuestros contenidos e ideas a todo tipo de usuarios.

          Cómo poner comentarios en un PDF con Adobe Reader

          4 comentarios

          Actualmente es posible, mientras se está leyendo un libro electrónico en PDF, añadir marcadores o «puntos de libro». Es una característica muy práctica de Adobe Reader. Sin embargo, ¿no echáis en falta además poder añadir anotaciones, comentarios, subrayar, tachar…?


          En el siguiente vídeo tutorial explico cómo modificar vuestros documentos PDF con Adobe Acrobat para que cualquiera que los lea con Adobe Reader también pueda disfrutar de las herramientas de Comentarios y Marcas:


          Para poder disfrutarlo a pantalla completa, mejor visitar el link directo en Youtube.